VfB Stuttgart

Trotz Spam-Filter landeten beim VfB Stuttgart Woche für Woche über 6.000 E-Mails in den Postfächern.

Jetzt galt es, nicht nur Bälle am Tor zu parieren, sondern auch unerwünschte E-Mails an den Clients zu blocken.

Sportlich war das Jahr 2007 für den VfB Stuttgart überaus erfolgreich: Der Verein gewann seine fünfte Deutsche Meisterschaft und scheiterte im Pokalfinale nur knapp am 1. FC Nürnberg. Vor allem die Abwehr stand: Nur 37 Tore kassierte der VfB in der Bundesliga – der drittniedrigste Wert der Saison. In einem anderen Bereich jedoch hielt die Abwehr überhaupt nicht: Denn während auf dem Platz die Null stand, überfluteten täglich immer mehr unerwünschte E-Mails die zunehmend schutzlosen elektronischen Postfächer der VfB-Mitarbeiter. Immer größer wurde die Gefahr, unter all den Spam-Nachrichten wichtige E-Mails zu übersehen. Ziel war deshalb, eine Anti-Spam-Lösung zu finden, die auch in Zukunft dem Anstieg des Spam-Volumens Stand halten würde.

 Mit fünf Meistertiteln und drei DFB-Pokalsiegen ist der VfB Stuttgart der erfolgreichste Fußballverein Baden-Württembergs. Aber nicht nur das: Der Verein für Bewegungsspiele Stuttgart 1893 e. V. verfügt neben einem umfangreichen und überaus erfolgreichen Nachwuchsbereich auch über Abteilungen für Fußballschiedsrichter, Faustball, Hockey und Tischtennis. Auch die Leichtathleten des VfB haben bereits zahlreiche Medaillen gewonnen, unter anderem bei Olympischen Spielen und Europameisterschaften. Etwa 120 Mitarbeiter kümmern sich in der Geschäftsstelle um alle Belange des Vereins – vom Sportlichen über das Finanzielle bis zur IT-Landschaft.

Entlastung der IT

Als das IT-Team um Bernd Burger im Sommer 2007 nach einer neuen Anti-Spam-Lösung suchte, zählte neben einer hohen Spam-Erkennung und einer besonders niedrige False-Positives-Rate auch die Entlastung der eigenen Abteilung zu den wesentlichen Auswahlkriterien. Diese waren zuvor jede Woche mehrere Stunden mit der Pflege, Wartung und Administration des Spam-Filters beschäftigt. „Wir suchten daher eine Lösung, mit der wir möglichst wenig Aufwand haben und auf die wir uns verlassen können“, so Bernd Burger.

Vier Anti-Spam-Lösungen wurden schließlich getestet. Dabei kristallisierte sich schnell heraus, dass ein ausgelagerter Managed Service die Anforderungen besser erfüllen würde als eine Inhouse-Software-Lösung oder eine Hardware-Appliance. Bei Managed Services übernimmt ein externer Dienstleister Prüfung und Filterung der E-Mails. Dies geschieht auf den Servern des Dienstleisters. Der Kunde erhält erst die geprüften E-Mails und nur die, die er tatsächlich will. Inhouse-Lösungen und Appliances erfordern dagegen eine Integration in die bestehende E-Mail-Infrastruktur. Pflege und Wartung würden dem IT-Team des VfB obliegen. Hardware-Appliances stoßen zudem bei fortgesetztem Spam-Wachstum immer wieder an ihre Kapazitätsgrenzen, was zur Notwendigkeit immer neuer Hardware-Anschaffungen führt.

Problem ausgelagert

Nach einem einmonatigen Test erhielt schließlich im August desselben Jahres die Managed-Service-Variante der integrierten E-Mail-Sicherheitslösung Expurgate von Eleven den Zuschlag. Der Dienst überzeugte vor allem durch seine Verbindung aus hoher Spam-Erkennungsrate (über 99 Prozent) und einer sehr niedrigen False-Positives-Rate (unter 1 : 10 Millionen). Empfohlen worden war Expurgate den VfB-Verantwortlichen vo dem IT-Security- und Datenschutz-Dienstleister Star Tech Competence Center, der den Prozess der Auswahl, des Tests und der Implementierung begleitete. Das Stuttgarter Unternehmen konzipiert und realisiert individuelle Kommunikationslösungen und hat sich auf maßgeschneiderte IT-Sicherheitslösungen spezialisiert.

Als ausgelagerter Managed Service führt Expurgate den gesamten Prüfvorgang auf den Servern von Eleven durch. Dabei arbeitet Expurgate als ein vorgeschalteter E-Mail-Server. Eingehende E-Mails werden zunächst auf den Eleven-Servern geprüft und kategorisiert und anschließend an die Postfächer der VfB-Mitarbeiter weitergeleitet. Diese haben nun keinerlei Wartungs- oder Pflegeaufwand mehr und können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

False Positives im Griff

Im Mittelpunkt der Expurgate-Technologie steht das von Eleven entwickelte „Bulkcheck“-Verfahren. Ein Kontrollsummen-Algorithmus reduziert jede E-Mail auf einen Code von nur wenigen Bytes, der in der Expurgate-Datenbank (Ex DB) mit denen anderer E-Mails verglichen wird. Wird der gleiche oder ein ausreichend ähnlicher Code häufig genug gefunden, besteht die hohe Wahrscheinlichkeit, dass es sich um Spam handelt. Mit Hilfe zusätzlicher Prüfverfahren können unerwünschte E-Mails zuverlässig von erwünschten Massen-E-Mails wie Newsletter unterschieden werden. Durch das Massen-E-Mail-Kriterium wird sicher verhindert, dass individuelle Nachrichten fälschlich als Spam aussortiert werden. Alle eingehenden elektronischen Nachrichten werden auf den Servern von Eleven geprüft und ohne Zeitverzögerung zugestellt.

Reibungslose Installation

Einrichtung und Installation beim VfB Stuttgart verliefen reibungslos. Es musste lediglich der DNS-Eintrag so angepasst werden, dass eingehende E-Mails zunächst auf den Eleven-Servern empfangen werden. „Die Lösung ist ausgereift und erfordert keine aufwändige Systempflege, deswegen würde ich mich jederzeit wieder für Expurgate entscheiden“, so Bernd Burger. Vor allem die vollständige Wartungsfreiheit überzeugt. So muss sich Burger lediglich einmal im Monat mit der Lösung beschäftigen – wenn er nämlich die monatliche Spam-Statistik erstellt und auswertet. Dies geschieht über ein Web-Interface, über das auch die Filtereinstellungen jederzeit geändert werden können. Eine Schulung der Mitarbeiter war aufgrund des einfachen Handlings nicht notwendig. Beim VfB hat man sich entschieden, als Spam klassifizierte Nachrichten nach erfolgter Prüfung bereits auf dem Eleven-Server löschen zu lassen.

Zusatznutzen

Angst vor False Positives hat Bernd Burger dabei nicht: „Aufgrund des Prüfverfahrens ist praktisch ausgeschlossen, dass wichtige E-Mails fälschlich als Spam kategorisiert werden.“ Zudem hat die Löschung unerwünschter Spam-E-Mails auf den Eleven-Servern einen weiteren wichtigen Vorteil: „Da Spam auf diese Weise unseren Mail-Server gar nicht erst erreicht, schützt Expurgate unsere IT-Infrastruktur auch vor Überlastung, etwa wenn wieder einmal eine große Spam-Welle unterwegs ist. Die Lösung hilft uns, die E-Mail-Kommunikation unserer Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt und in jeder Situation sicherstellen zu können“, so Burger.